מכרז הוא התהליך שבאמצעותו מתקבלות הצעות מחיר מקבלנים, ספקים ונותני שירות, שמעוניינים לבצע עבודות שונות במסגרת הפרויקט. מדובר בהזדמנות חוזית ציבורית, שמפורסמת על ידי היזם, ומזמינה את נותני השירותים וספקי המוצרים לתת הצעת מחיר.
למכרזים עשויות להיות דרישות שונות, כולל הריסה, אספקת ציוד, אספקת חומרי גלם, ביצוע עבודות גמר ועוד. כשמדובר בפרויקטים גדולים נהוג לחלק את שלבי העבודה למספר מכרזים שונים.
במסגרת ניהול המכרז יש לאמץ ולבחון את ערכי המפתח שמנחים את הפרויקט, ביניהם הגינות, שקיפות ואחריות מקצועית.
מטרתו העיקרית של המכרז בפרוייקט בנייה
המכרז נועד בראש ובראשונה לעודד תחרות אמתית, שמתבססת על קריטריונים מסוימים, שעשויים לבוא לידי ביטוי בהערכות כלכליות, שיקולי עלות, הערכות זמן ושיטות עבודה.
חשוב לזכור, שלתהליך המכרז יש השלכות זמן ועלות, ולכן מומלץ שלא להעמיס על המשתתפים במכרז מידע שאינו רלוונטי עבורם, כך שיוכלו להתייחס באופן ממוקד ומדויק לדרישות העבודה שניצבות מולם.
סוגי מכרזי הבנייה
מכרז פתוח
במכרז פתוח תחילה מפרסמים את החוזים תוך מתן הודעה לכל מי שרוצה להגיש מכרז. בסוג מכרז זה ספקים רבים עשויים להגיש הצעות, גם אם אינם מתאימים לחוזה, מה שעלול לגבות זמן ומאמץ רבים ממי שמנהל את המכרז עד לאיתור הספק המתאים.
מכרזים פתוחים נועדו לספק הזדמנות שווה לכל ספק, ואף לאפשר לספקים חדשים או מתפתחים סיכוי טוב יותר לזכות בחוזה.
עם זאת, ניתן לצרף לדרישות המכרז הפתוח שאלון אודות הכשרת הספק, ניסיון קודם וכדו' ולציין דרישות מקדימות, כך שיתבצע תהליך סינון ראשוני, שיחסוך למנהל המכרז הרבה זמן ואנרגיה.
מכרז סלקטיבי
שיטת מכרז זו מזרימה הצעות רלוונטיות בלבד עבור ביצוע העבודה, שכן היא פונה אל ספקים פוטנציאליים, שנבחרו מראש למכרז.
מכרז סלקטיבי הנו יעיל יותר בהשוואה למכרז הפתוח, ולעתים קרובות הוא משמש עבור עבודות מומחים או לביצוע עבודות שרק חברות מעטות מתאימות להן.
מסיבה זו התהליך הכרוך במכרז סלקטיבי לבחירת הספק עשוי להיות קצר יותר, מכיוון שאין בו צורך בשאלונים. עם זאת, הוא דורש עבודת תחקיר על איתור הספקים המתאימים מראש.
חשוב לציין, שמכרז סלקטיבי עלול ליצור הטיה בתהליך המכרז ולהשאיר מחוץ למגרש את הספקים הקטנים, מה שמקטין את פוטנציאל התחרות והחדשנות. יתרה מזאת, במרבית המקרים ליועצים, מפקחי בנייה ולמנהלי מכרזים מנוסים יש רשימות ספקים פוטנציאליים "מאושרים", מה שעשוי לקצר את תהליך המכרז, אך עלול להשאיר הרבה ספקים טובים מחוץ לתמונה.
מכרז משא ומתן
מכרז משא ומתן מתנהל כאשר לקוח פונה אל ספק יחיד, בין אם זה בגלל שהם עבדו יחד בעבר או שהספק הוא בעל מוניטין בתחום העבודה הנדרשת.
מכרז מסוג זה עשוי להיות האופציה הטובה ביותר במיוחד כשנדרשת מיומנות ספציפית או מומחיות ייחודית. פרט לכך שיטה זו יעילה כשמבקשים לעבוד עם ספק מוכר, שמעניק ללקוח ביטחון ומסייע לו לחסוך עלויות וזמן.
עם זאת, מכרז משא ומתן משמיט את מרכיב התחרות של המכרז, ובלעדיה המכרז עלול להיות לא הוגן כלפי היזם.
מכרז מסגרת
מכרז מסגרת מאפשר להגיש הצעות על סמך כמויות או לוחות זמנים, והוא נדרש במקרים בהם נדרשת הערכה של סדרת פרויקטים זהה או עבודות חוזרות.
במרבית המקרים מסמכי המסגרת יפרטו את כמות הפרויקטים שנדרשת לביצוע, פרק הזמן שנדרש לביצוע העבודה, הערכה של שווי העבודה ואומדנים לגודל ההזמנות הנדרשות.
מכרזי מסגרת עשויים להפחית את עלויות המכרז ולעודד ספקים להגיש תעריפים נמוכים על מנת להבטיח עבודה שוטפת. כמו כן, הם מעודדים חדשנות ויציבות ומעניקים לקבלן המנצח ביטחון ותמריץ להשקיע.
מכרז דו- שלבי
בעוד מכרז חד- שלבי הוא השיטה המסורתית לניהול מכרזים, במקרים מסוימים, בהם דרישות הלקוח אינן מוגדרות מכרז דו- שלבי נותן מענה טוב.
ההבדל העיקרי בין שתי שיטות המכרז הללו הוא, שבתהליך הדו- שלבי הקבלן אינו נכנס לפרטי הפרויקט בשלב הראשוני, וההצעה שהוא מגיש מתבססת על מידע מינימלי. רק בשלב השני נכנסים למפרט המדויק של הפרויקט, ולכן השיטה מתאימה לפרויקטים מורכבים יותר.
במרבית המקרים מכרז דו- שלבי מיושם במסגרת מכרז פתוח או מכרז סלקטיבי.
שלבי המכרז
- הזמנה למכרז– כאשר לקוח זקוק לספק, הוא נדרש לפרסם "הזמנה למכרז", שמשמשת למציאת ספקים עבור מגוון חוזים, ביניהם אספקת סחורות, עבודות, שירותים וכדו'. במסגרת ההזמנה למכרז מפורטות העבודות הנדרשות על ידי הלקוח. בדרך כלל מצורפות להזמנה דרישות מקדימות, וכן מצורף מידע רלוונטי כמו רישומי תכנון או כל מפרט אחר שנדרש לצורך תמחור וביצוע העבודות. על ידי תמחור חבילות עבודה שונות הלקוח יוכל להשוות את המחירים בקלות.
- קבלת המכרז– בתגובה להזמנת המכרז, הספקים מגישים את הצעתם, שכוללת מחירים לביצוע העבודות ופרטים באשר לדרכים בהן הם יענו על דרישות הלקוח. בדרך כלל מכרזים אלו יכללו את הדברים הבאים:
- מסמך תמחור מכרז, המפרט את שיעורי הספק, עלויותיו והסכומים שנדרשים עבור ביצוע העבודות שהלקוח דורש.
- לוחות זמנים– בפרויקטים גדולים, בהם אופי העבודה ידוע אך קשה לכמת את זמני העבודה, נדרש הספק לציין את כל הפעילויות שיידרשו לצורך ביצוע העבודות. שיעורי הזמנים כוללים גם רווחים ותקורות.
- הצעות לביצוע העבודה– במידה ותהיה לכך דרישה, על הספקים להציג קווי מתאר כלליים לעיצוב פתרונות ללקוח.
- תכניות עבודה– אלו צריכות לכלול את הרצף שבו יש לבצע את המשימות.
- רשימת כל הנהלים שיש לאמץ, כולל נהלי ניהול עלויות.
- הדגמת יכולת, כמו סוגי המערכות והציוד שבהם ייעשה שימוש.
- רשימת אנשי מפתח עמם הלקוח יעבוד וקורות חיים של אנשי המפתח הללו.
- ארגון ניהולי והיררכיית שליטה.
- ניסיון קודם ורשימת מכרזים קודמים בהם זכה הספק.
- הפניות והמלצות מעבודות קודמות ומלקוחות מרוצים.
- משא ומתן– לאחר שהלקוח בחר הצעות רלוונטיות, בדרך כלל 1 או 2, הוא רשאי לקיים ישיבת הסדר מכרז, שנועדה להוות הזדמנות ללקוח לנהל משא ומתן עם הספק המועדף עליו, להסכים או להבהיר היבטים שונים בחוזה. שלב זה עשוי לכלול דרישה להגשת מכרז מתוקן או התאמה של מסמכי המכרז שהוגש. כל ההסכמים שנקבעו במסגרת ישיבת ההסדר צריכים להיות חתומים על ידי שני הצדדים, שכן הם מהווים הבסיס למסמכי חוזה העבודה שייחתם לאחר מכן.
- הגדרת חוזה וביצוע– גיבוש חוזה מוסכם צריך לכלול את לוחות הזמנים ואת כל הנספחים של המכרז שנחתם. מרגע החתימה על חוזה העבודה, שני הצדדים מחויבים לו.
תרומתו של מפקח הבנייה לניהול המכרזים
ניהול מכרזים הוא משימה מורכבת שמצריכה זמן ומשאבים. עבור מי שאינו מיומן בכך, זו עלולה להיות משימה מורכבת, ובמיוחד כשמדובר בפרויקט מורכב, שכן היא מצריכה לבחון את כל ההיבטים ואנשי המקצוע שנדרשים לפרויקט.
מפקח בנייה שמכיר את דרישות הפרויקט ואת כל שלבי העבודה יכול לסייע בבחירת המכרזים הנכונים לכל שלב עבודה. הוא בקיא בניסוח דרישות מקדימות ויודע על מה אסור לוותר בבחירת הקבלנים ואנשי המקצוע.
ליווי של מפקח בנייה בתהליך המכרזים לפרויקט מבטיח גם לשכור את שירותיהם של אנשי המקצוע המתאימים והטובים ביותר לפרויקט, וגם ניסוח חוזים מדויק שלא משאיר קצוות פתוחים.
על ידי בחירה משותפת של אנשי המקצוע ניתן לצאת לדרך ולהבטיח שיתוף פעולה פורה בין הלקוח למפקח ובין המפקח לנותני השירות באתר. זה שירות שאסור לוותר עליו, והוא חיוני עבור כל מי שרוצה לחסוך עלויות וזמן מבלי להתפשר על מקצועיות ואיכות.
