מפקח בנייה מקצועי הוא האיש שעומד בראש הפרויקט ודואג שהכול יתקתק כמו שעון, על פי הזמנים שנקבעו, בהתאם לדרישות העבודה, התקנים והסטנדרטים שנדרשים על ידי הלקוח ומבלי לחרוג מהתקציב ובכלל מתכונית העבודה המוסכמת על הלקוח.
מפקחי בנייה רבים לוקחים מספר פרויקטים במקביל, נוכחותו של מפקח בנייה באופן יומיומי באתר הבנייה הנה חיונית, שכן היא מאפשרת לו לאתר הרבה יותר חריגות, להימנע ממחדלים, לזהות בעיות שעלולות לצוץ מבעוד מועד. עוד על ההבדל בין פיקוח צמוד ולפיקוח עליון
במרבית המקרים ללקוח (היזם) אין את הזמן והידע שנדרשים על מנת לבצע את מלאכת הפיקוח וניהול הפרויקט. כמו כן, בגלל מעורבותו הרגשית, הוא עלול לקבל החלטות שגויות שמנהל פרויקט לעולם לא היה שוגה בהן הודות לנקודת המבט האובייקטיבית והמקצועיות שהוא מביא עמו לפרויקט.
המאמר שלפניכם מציג אספקטים שונים מעבודתו של מפקח הבנייה, שחושפים את החשיבות שבבנייה או בשיפוץ של נכס יחד עם מפקח בנייה מקצועי שמעניק פיקוח צמוד לפרויקט ומכסה טווח רחב מאוד של היבטים מקצועיים החל מבטיחות, דרך ניהול ותפעול ועד לניהול סיכונים באתר.
5 שלבים בניהול פרויקט בנייה
הכנה מקדימה ועבודה על פי שלבי העבודה הבאים מאפשרת למפקח הבנייה לבצע את עבודתו בצורה קפדנית, שמבטיחה ללקוח פיקוח צמוד ושקט נפשי.
- תוכנית עבודה ותיאום המשימה– לפני תחילת הפרויקט, מנהל הפרויקט נדרש לפתח ולהעריך את התכניות, על מנת לקבוע אם הפרויקט הוא בר ביצוע ומה מידת הכדאיות שלו. בשלב זה הוא עשוי לדרוש מבעלי מקצוע שונים, הנוגעים בדבר, לבצע התאמות נאותות. כאשר כל הצדדים מגיעים להבנות והסכמות ומתבצעים השינויים הנדרשים, ניתן להתקדם אל השלב הבא.
- תכנון– בשלב זה מפתח מנהל הפרויקט תכנית לניהולו, שהנה מסמך רשמי שנועד להנחות את אופן הביצוע והבקרה, וכן לקבוע את קווי הבסיס להיקף עלויות ולוחות הזמנים. המסמך מורכב מהסעיפים הבאים:
- הגדרות הצורך של פרויקט הבנייה, היעדים של הפרויקט ואבני הדרך העיקריות.
- מבנה התפלגות העבודה בפרויקט.
- תכנית תקשורת, שהנה מסגרת משותפת באמצעותה ניתן להימנע מטעויות, ליצור תיאומים ולהימנע מקונפליקטים.
- תכנית לניהול סיכונים– נועדה לסייע בזיהוי סיכונים לפני שהם מתרחשים, וכוללת אומדנים של זמן ועלות שלא יתקיימו, קיצוצים פוטנציאליים בתקציב, דרישות משתנות ועוד.
- יציאה לדרך– בתחילת העבודה כל הצדדים נפגשים לצורך חלוקת משאבים ויישום התכניות של הפרויקט, הגדרה של מערכות מעקב ובקרה, השלמת משימות, עדכון לוחות זמנים וביצוע שינויים במידת הצורך.
- ביצוע ומעקב– לעתים שלב הניטור מתרחש במקביל לשלב הביצוע, והוא נחוץ לצורך מדידת התקדמות והערכת ביצועים וכדי להבטיח של שלבי העבודה ואופן הוצאתם לפועל תואמים את תכנית הפרויקט.
- סגירה– השלב האחרון, לקראת סיום הפרויקט מתבצע במסגרת פגישה, שמטרתה לדון באופן ההתנהלות של הפרויקט, וכן בחלקים בפרויקט שבהם לא עמדו ביעדים או בזמנים (אם ישנם), לצורך בניית תקציב סופי והנפקת דו"ח פרויקט.
אסטרטגיות ארגון לפרויקט בנייה
מכיוון שפרויקטים של בנייה הם מאוד גדולים וכוללים מידע מורכב, הארגון והניהו הקפדני הם המפתח לשמירה על לוח הזמנים והעמידה המוחלטת בתוכני הפעולה המוסכמת ללא חריגות. ישנם כמה זרמי מידע הזקוקים לארגון וניהול בכל פרויקט בנייה. להלן החשובים ביותר:
- ניהול הרשומות– ניהול רשומות שולט על ההפצה, האחסון והשליפה של רשומות הפרויקט, הן עותקים קשיחים והן אלקטרוניים, בצורה בטוחה ומאובטחת. על מנהל הפרויקט מוטלת החובה לוודא כי כל המסמכים הנכנסים והיוצאים מתועדים ומתויקים, כך שניתן לעקוב אחריהם בקלות ואף ליצור ספריה שמרכזת את כל מסמכי הפרויקט והמידע.
- ניהול חוזים– חשוב להגדיר בבירור את התפקידים ואת האחריות של כל אחד מהנפשות הפועלות במסגרת הפרויקט- אנשי המקצוע והקבלנים. ניהול החוזים נועד לקבוע את הציפיות והנהלים סביב נושא זה, כך שכל אחד ידע מה מצופה ממנו בגדר תפקידו ומי הסמכות העליונה בפרויקט, הן לצורך דיווח והן לצורך פיקוח וניהול.
- תכנון רכש חוזים– על מנהל הפרויקט להבטיח שפעילות הרכש תואמת את תכנית הפרויקט. חלק מהמשימות שעליו לנהל כוללות:
– קביעת מחיר עבודה במסגרת חוזה עם איש מקצוע או קבלן ביצוע
– בניית היקף עבודה עבור כל חוזה
– יצירת סטרדרניזציה של מסמכי רכש וכל מסמך אחר
– הוספת מועדי סיום לחוזים התואמים את לוח הזמנים של הפרויקט
- תהליך בקרת הפרויקט– תהליך בקרת הפרויקט עוקב ומנהל את היקפו, את העלות שלו ואת לוח הזמנים של פרויקט הבנייה. מטרות התהליך הן לקבוע קו בסיס, לעקוב אחר הביצועים מול קו הבסיס, לחזות את הביצועים בסיום ולהשוות לקו הבסיס, לזהות שינויים ולפקח על ההשפעות ביחס לקו הבסיס.
- הגדרת דרישת הפרויקט– מסמך זה, המכונה גם הצהרת העבודה, מפרט את תוצרי הפרויקט. בהגדרת דרישת הפרויקט, מנהל הפרויקט מסביר את היקף העבודה ומטרותיה. זה עוזר לבעלי עניין, חברי צוות וקבלנים חיצוניים להבין את מטרת הפרויקט ומהווה מסמך ראשוני לתיאום ציפיות
- שרטוטים עדכניים – בסוף כל שלב עבודה, הקבלן מגיש למנהל הפרויקט שרטוט שמשקף את תהליך העבודה שביצע, ומציג שינויים בממדים, בגאומטריה, במיקום וביתר האלמנטים המצוינים בחוזה. רישומים אלו מספקים בקרה חזותית לעיצוב הקיים ומסייעים לאתר חריגות מהמסמכים המקוריים והסכמי העבודה.
- תיעוד יומי– ניהול יומנים ותיעוד דיווחים יומיים על פעילויות הפרויקט משמשים כמדריך עזר לאחר סיום העבודות. תיעוד מסוג זה יכול להציג את האופן שבו נענו שאלות וכיצד נפתרו בעיות ולעקוב אחר תנאים חריגים ביום מסוים. על ידי שמירה על יומני היומיום האלה, מפקח הפרויקט משאיר מסלול נייר לאורך כל הפרויקט למקרה שמשהו ישתבש בהמשך.
עלות, תקציב ומימון בניהול בנייה
מנהל הפרויקט צריך כל הזמן לחשוב על העלויות ולהכניס אותם לכל שיקול. זה כולל עמידה בתקציבים שהוקצבו לכל שלב בעבודה לפני תחילת הפרויקט, את המשכורות שמשולמות לאנשי המקצוע השונים, חומרי הגלם הדרושים ואפילו אישורים שיש להמציא, זאת יחד עם בקרה צמודה על עמידה בתוכנית העבודה, הבטיחות ואיכות הביצוע.
למעשה, ניהול פיננסי הוא אחד החלקים החשובים ביותר בעבודתו של מנהל ומפקח בפרויקט בנייה, והוא נחלק ל- 5 נושאים עיקריים:
- תמחור בנייה וקבלנות– בעת ניהול המכרזים לפרויקט, הקבלנים מגישים הצעות שונות לעבודה על הפרויקט. ההצעות הללו מוגשות על בסיס הצעה חד פעמית למחיר של העבודה כולה, או על בסיס מחיר ליחידה (במקרים בהם כמות העבודה והחומרים שנדרשים אינה סופית או וודאית). בשלב זה מפקח הבנייה נדרש לבחון האם הצעת המחיר הוגנת, והאם היא כוללת את כל מה שנדרש מאיש המקצוע או הקבלן שהגיש אותה. פרט לכך, עליו לבחון כיצד ניתן להוזיל את מחיר העבודה מבלי לפגוע באיכותה ומבלי לצמצם את דרישות העבודה.
- הערכת עלות ותקצוב– הערכת עלות ותקצוב משמשת לקביעת תקציב לכל שלב עבודה וקביעת אומדני העלות. גם במקרים בהם מנהל הפרויקט אינו האחראי היחיד להערכת העלויות, עליו להכיר את התהליך כדי להבין את היקף הפרויקט ולהיות מעורב בכל שלב.
- פיקוח עלויות- עם תחילת הפרויקט, מנהל הפרויקט נדרש ליצור תהליך מהיר לפיקוח על עלויות הפרויקט. ככל ששלב ניטור בקרת העלויות יתחיל מהר יותר, כך מנהל הפרויקט יוכל לזהות מהר יותר בעיות עתידיות או בעיות בפוטנציה. לדוגמה, אם פריט מסוים יקר באופן משמעותי מההערכה, מנהל הפרויקט צריך לזהות את הסיבה לכך ולבחון כיצד זה משפיע על התקציב.
- תכנית לשיפור הון– תכנית לשיפור הון רלוונטית עבור פרויקטים ארוכי טווח, שצפויים להתנהל בין 4 ל- 10 שנים, שמזהה פרויקטים עתירי הון ורכישת ציוד, מספקת לוחות זמנים ומזהה אפשרויות למימון התכנית. התכנית מקשרת בין ישות ממשלתית, תכנית אסטרטגית ותקציב שנתי, וכוללת רשימה מפורטת של כל הפרויקטים, הציוד שיש לרכוש, דירוג של הפרויקטים לפי סדר חשיבות, תכנית מימון פרויקטים, לוחות זמנים לשלב הבנייה, הצדקת הפרויקט והסבר על תוצאותיו.
- חשבונאות פרויקט– מנהל פרויקט נדרש לפתח תקציבים עבור הפרויקט על כל שלביו, לנהל רישום ודו"ח הוצאות, לבדוק ולהוציא חשבוניות לקבלנים ולנהל את תזרים המזומנים של הפרויקט. חלק זה כולל את חישוב עלויות ישירות- עבודה, חומרים, קבלנות משנה וכו', ועלויות עקיפות- עבודות עקיפות, פיקוח, כלים, ציוד, אספקה, ביטוח, עלויות תמיכה וכו'.
פתרון סכסוכים בפרויקט בנייה
פרויקטים של בנייה משתנים תמיד, ורמת אי הוודאות המתמדת יכולה לעתים קרובות לגרום לקונפליקט בין צוותי הפרויקטים. מפקח פרויקט בתחום הבנייה לעתים קרובות אחראי על פתרון סכסוכים, זיהוי והפחתת סיכונים והבנת ההשלכות המשפטיות השונות..
להלן 2 תחומים שבהם מנהלי פרויקטים בתחום הבנייה צריכים להיות בקיאים:
- כיצד לפתור מחלוקות– סכסוכים מתעוררים בכל פרויקט, ולכן תפקידו של מנהל הפרויקט הוא לפתור את המחלוקות, כך שהצוות יכול להישאר פרודוקטיבי ולעבוד טוב יחד. סכסוכים אפשריים בפרויקט יכולים לכלול תקשורת לקויה, חוסר בהירות, ניגודי אינטרסים, משאבים מוגבלים או מאבקי כוח.
- כיצד ליצור תכנית לניהול סיכונים– על ידי התמקדות במניעה, מנהל פרויקט יכול להקדיש פחות זמן להתמודדות עם בעיות ספונטניות ויותר זמן בהפחתה של השפעתם. תכנית ניהול סיכונים מגדירה את התפקידים של הצוותים השונים, מזהה סיכונים פוטנציאליים ומסווגת אותם במונחים של הסתברות והשפעה.
לסיכום,
מלאכתו של מפקח הבנייה הנה מורכבת ביותר, והיא יורדת לרזולוציות כל כך קטנות, שהיזם הממוצע אינו מסוגל להגיע אליהן מפאת חוסר זמן, ידע, מיומנויות ותעצומות נפש.
כמו בכל תחום עיסוק, כשכל אחד מבצע את העבודה שבה הוא מתמחה, התוצר הסופי יוצא ברמה הגבוהה ביותר, ולכן תמיד כדאי להיעזר באיש מקצוע, שיודע לנהל פרויקט ולפקח עליו ביד רמה.
