אחת השאלות הנפוצות ביותר שהלקוח שואל את מפקח הבנייה היא "מתי זה יהיה מוכן?", מה שהופך את קיצורי הדרך למאוד מפתים, ואחד המקומות שהכי קל לקצר בו תהליכים הוא התיעוד והדיווח היומי ללקוח.
אולם דילוג על הדוחות היומיים עלול לגרום לסוגיות קטנות שעומדות על הפרק להפוך לסוגיות גדולות מכיוון שלא אותרו מוקדם מספיק, לגרום לעיכובים שיצאו משליטתו של מפקח הבנייה, לגרום לבעיות תקשורת בין הלקוח למפקח ואף לעורר חששות באשר לבטיחות ותקינות העבודה והמבנה.
לא אחת מפקחים נוטים להמעיט בערכו של התיעוד והדיווח היומי ללקוח הן מפאת לחץ ועומס או מפאת זלזול במידת החשיבות שלו, ולמרות שעל דוח יומי אחד לא יקום וייפול דבר, סיכונים קטנים מתחברים לבעיה גדולה יותר, וככל שמתקדמים עם הפרויקט, זה עלול להיות קריטי מאוד.
ההשלכות ארוכות הטווח של אי ביצוע בדיקות נאותות באתר, תיעוד הבדיקות הללו וניהול דוחות יומיים הן חמורות, ועלולות לכלול תאונות יקרות, תביעות משפטיות, הוצאות מיותרות ועוד, כך שבין אם הבדיקות והדוחות היומיים באתר הבנייה נראים מיותרים, הם חיוניים הן לטובת החזר השקעה גבוה ללקוח והן לצורך ניהול סיכונים באתר.
מהו דוח יומי באתר בנייה ?
דוח יומי מתעד את כל העבודות שבוצעו באתר ביום נתון. הדוח כולל את מזג האוויר, שעות העבודה, סוג העבודות שבוצעו, תצפיות בטיחות, עיכובים פוטנציאליים ומשימות שהושלמו.
פרטים ומידע נוסף שנכנסים לדוח היומי
- מידע על הפרויקט – כתובת, תאריך, שם וסוג הפרויקט. המידע יכול לסייע באיתור דוחות במידה ויש בכך צורך.
- תנאי מזג אוויר – מזג האוויר הוא בין הגורמים השכיחים ביותר לעיכובים, הוא עלול להשפיע על יעילות העובדים ולהגדיל את הסיכון לתאונות. חשוב לפרט את גובה הטמפרטורה, מידת העננות, המשקעים שירדו וכדו'. כמו כן, חשוב לציין אם היו הבדלים משמעותיים בין הבוקר לצהרים וכדו'.
- מיקום העבודה באתר – חשוב לציין מי עבד ואיפה. את מיקום העובדים באתר ניתן להגדיר לפי מגזרים בתכניות, קווי עמודות או כיוונים (צפון, דרום, מזרח, מערב).
- זמן עבודה – יש לתעד את השעות בהן עבדו באתר ולציין גם את השעות בהן לא עבדו, ומה הייתה הסיבה לכך.
- כמויות – יש לציין באיזה ציוד ובאילו חומרים נעשה שימוש, אילו חומרים התקבלו או לא התקבלו באתר וכדו'. פרט לכך, חשוב לציין את כל הכמויות בהם נעשה שימוש הן לצורך בקרה באשר לעמידה בדרישות הפרויקט והן לצורך פיקוח על הוצאות הלקוח וניצול משאבים נכון.
- משימות שבוצעו – יש לפרט אילו משימות מתבצעות ואילו משימות הושלמו (ניתן לתעד באמצעות תמונות). זה המקום לציין מי מבצע כל עבודה ובאיזה היקף, כך שניתן יהיה לעקוב אחר לוחות הזמנים שנקבעו לכל משימה ושלב בבנייה.
- כוח אדם – יש לתעד ברשומות כל קבלן שעבד באתר, וכן את מספר העובדים שסופקו.
- ציוד בשימוש ו/ או סרק– חשוב לפרט איזה ציוד משמש כל קבלן ואיזה ציוד אינו נמצא בשימוש. כמו כן, יש לזהות מתי מכונות ופריטי ציוד גדולים לא משרתים את אתר הבנייה על מנת לחסוך בעלויות.
- עיכובים פוטנציאליים – יש לפרט כל אבחנה, ולו הקטנה ביותר, למש בעיות גישה שזוהו, עיכוב בפעולת חפירה, אי התייצבות של איש מקצוע, חומרי בנייה שלא סופקו בזמן וכדו'.
- פעילות צד ג' – יש לתעד כל פעילות של צד ג' שאירעה באתר.
- אירועים משמעותיים – סגירת דרך שמנעה מחומרי גלם להגיע לאתר, תאונה שאירעה באתר, סיכונים, בעיות שצצו באתר וכל מה שיכול להיות רלוונטי.
- סיכוני בטיחות ותצפיות – אלו יכולות להגן מפני התדיינות משפטית. במידה ומתרחשות תאונות באתר, יש לציין את שמות המעורבים, מיקום וזמן התאונה ותמונות מהאירוע.
- סוגיות בטיחות – יש לתעד ביסודיות את כל הפציעות הן בדיווח היומי והן בטפסי הביטוח הרלוונטיים.
- בדיקות והוראות – יש לתעד כל בדיקה שבוצעה או הוראה שניתנה מהרשויות או מכל סמכות שיפוט בשטח האתר.
- חתימה – כל דו"ח יומי צריך להיות חתום על ידי המפקח, הקבלנים הפעילים באותו יום והלקוח.
מהן מטרות הדוח היומי של המפקח באתר בנייה ?
לדוח היומי חשיבות עליונה בניהול רשומות פשוטות. רישום כל הביצועים מגן על המפקח מפני טיעונים וטענות אפשריות, שכן גם אם הקשר עם הלקוח נהדר, יש אמון מלא וכולם מבצעים את עבודתם בזמן, תרחישים מסוימים עלולים לגרום לכך שרק מה שסוכם על הנייר יהיה רלוונטי. ללא תיעוד מסודר, לא ניתן יהיה לברר אודות נושאים שסוכמו בעת הביקור באתר או בישיבות, ועל כן יש לתעד את כל ההחלטות המתקבלות בדוחות יומיים ופרוטוקולים של פגישות.
הדוח היומי מאפשר לעקוב אחר התקדמות המשימות באתר, מסייע למפקח לנהל את לוחות הזמנים ולקבל מבט כללי על הפרויקט, קצב התקדמותו, הסיכונים, ההתפתחות שלו על כל שלביו ועוד. הוא מסייע ליישב סכסוכים בין הקבלנים ללקוח על ידי אימות מספר שעות העבודה, החומרים בהם נעשה שימוש, עיכובים של ספקים ועוד.
דוחות מפורטים מצמצמים עיכובים ואי הבנות ומסייעים לבעלי עניין להבין מה צריך לעשות על מנת לבצע את העבודה בצורה יעילה יותר. כמו כן, הם משפרים את התקשורת בין המפקח והלקוח על ידי יצירת שקיפות ותיעוד ההתקדמות של הפרויקט, מסייעים ללקוח להבין את התהליכים השונים ומעניקים לו ביטחון ושקט נפשי.
ניהול רשומות יומיות הוא דרך יעילה להציג בפני הלקוח התקדמות מתמדת, והוא מסייע להסביר ללקוח את שלבי העבודה, צורכי הפרויקט ומאפייני תהליך העבודה, מה שעשוי לגרום לו להרגיש מעורב ולהיות סבלני יותר.
באמצעות תיעוד כל הנעשה באתר בליווי תמונות כל תהליך הבנייה הופך מובן וברור יותר ללקוח, שעשוי לשאול לדוגמה למה לוקח כל כך הרבה זמן להתקין את החיפוי לקירות. אף על פי שאין הם מהווים תחליף לתקשורת המילולית עם הלקוח, הדוחות היומיים מעניקים הסבר נוסף על שלבי עבודה ומשך הזמן שנדרש עבורם, כך שהדברים הרבה יותר ברורים ללקוח, והוא לא מרגיש ש"מורחים" אותו.
על ידי תיעוד הפעילות באתר הדוחות מספקים שקיפות, מצמצמים סוגיות תקשורת וסיכוני בטיחות ומגנים מפני סיכונים חוזיים או תביעות משפטיות. על ידי תיעוד יומי נוצר רצף האירועים שעשוי להסביר אירועים וסוגיות שונות, ולספק הוכחות לטיעונים שונים. מסיבה זו כדאי לשמור את הדוחות היומיים זמן רב לאחר סיום הפרויקט.
אך לא רק עבור בית המשפט כדאי לשמור את היומנים היומיים, מכיוון שאלו יעילים גם עבור תיעוד פנימי, שכן ללא יומנים אלו לא ניתן לזכור את כל האירועים, הדיונים, הסיכומים וההתרחשויות לאורך כל פרויקט הבנייה. הדוחות הללו מסייעים לרענן את הזיכרון ולספק פרטים חיוניים מתאריכים מסוימים, אזורי עבודה או משימות בנייה ספציפיות.
פרט לכך, ככל שנאמין שזיכרוננו לא יבגוד בנו, כולנו נוטים לשכוח דברים. דוחות יומיים פותרים בדיוק את הנושא הזה ומזכירים למפקח לשאול שאלה חשובה, לבדוק נושא חיוני, לתזכר איש מקצוע וכדו'.
שמירת הרשומות מסייעת לקבל תובנה ברורה באשר למתרחש באתר הבנייה, כך שניתן לארגן את המשימות באופן יעיל יותר, לעקוב אחר צוותי העבודה ולתכנן את עתיד הפרויקט טוב יותר. דיווחים יומיים עוזרים גם לתווך בין כל מי שלוקח חלק בפרויקט, לתעד פעילות צוותים וקבלנים, להקצות משימות ולעקוב אחר התקדמותן.
מהסיבות הללו חשוב לשאוף לכך שהדוחות יכללו תיעוד מפורט, כולל תמונות וחתימות לקוח וקבלנים שמועסקים באתר, כך שניתן להיעזר בהם בבית המשפט בעת הצורך.
